法律ライブラリのレビューと承認のワークフロー
ガイドの内容
はじめに
法律ライブラリのレビューと承認ワークフローは、明確なロール (役割)、権限、および構造化された承認プロセスを定義して、文書管理を効率化します。変更の要求、追跡、承認のための集中システムを提供し、正確性、説明責任、またスムーズなオンボーディングを実現します。
主な機能とロール
承認が必要とされる操作
法律ライブラリへの文書の追加
法律ライブラリ内の文書の変更 (ステータス、所有者、マッピングなど)
ユーザーのロールと権限
編集者
[レビューのため送信] タブと [自分の文書] タブへのアクセス。
許可される操作:
法律ライブラリへの文書追加の要求。
文書への変更 (ステータス、所有者、マッピング) の要求。
訂正が必要な場合の変更要求の取り消し。
承認者
[要承認] タブと [自分の文書] タブへのアクセス。
許可される操作:
法律ライブラリへの文書追加。
編集者が要求した変更の承認・拒否。
文書の直接変更 (ステータス、所有者、マッピング)。
一括承認・拒否の実行。
その他のユーザー/一般ユーザー
[自分の文書] タブへのアクセス。
文書を閲覧
機能の有効化と設定
管理者は、[アドミニストレーション] > [アプリケーション構成] > [法律ライブラリ] で [法律ライブラリのレビュー/承認のワークフローをアクティブにする] チェックボックスをオンにすることで、ワークフローを有効にできます。
この設定が有効になると、ロールベースでのアクセス制御を可能にする、専用ユーザー グループ ｢Approver (承認者)｣ と ｢Editor (編集者)｣ が自動的に作成されます。管理者は、これらのグループにユーザーを追加して適切なロールと権限を割り当てる必要があります。
1. 編集者ユーザーのユーザー フロー
1.1 法律ライブラリへの文書追加の要求
ステップごとの手順:
文書を開く
追加する文書に移動し、その詳細ビューを開きます。
[ライブラリに追加] パネルにアクセスする
文書インターフェイスの右パネルを見つけて展開します。
[ライブラリに追加] ボタンが表示されます。
[ライブラリに追加] をクリックする
これにより、文書を追加するためのガイド付きワークフローが開始されます。
文書レベルを選択する
利用可能な文書レベルを確認します。
文書のコンテキストまたは階層に基づいて適切なレベルを選択します。
最も関連度の高いオプションが ｢推奨｣ タグによってハイライトされる場合があります。
ワークフロー ステータスを割り当てる
文書の現在の段階と一致するワークフロー ステータスを選択します (例: [Applicable, implemented (該当、整備済み)]、[Applicable, not implemented (該当、未整備)])。
不明な場合は、自社の組織ガイドラインを参照するか、承認者に相談してください。
トピックをマッピングする
｢トピックのマッピング｣ 機能を使用して文書を分類します。
事前に定義されたトピックから選択するか、関連する用語を検索します。
所有者を割り当てる
文書の所有者としてユーザーまたはグループを追加します。
所有者は、文書を維持し、将来の変更を管理する責任を負います。
完了・確定する
すべての選択項目とマッピングが正確であることを確認します。
[レビューのため送信] をクリックすると、承認のため文書が送信されます。
1.2 変更のステータスを確認する
ステップごとの手順:
[レビューのため送信] タブを開く
ダッシュボードで [レビューのため送信] タブを見つけます。
このタブには、承認のために送信されたすべての要求が含まれます。
要求を見つける
検索バーまたはフィルター ([ステータス] など) を使用して特定の要求を見つけます。
承認ステータスを確認する
各要求の横にあるステータス欄を確認します。
一般的なステータスは次のとおりです。
承認待ち: 要求が承認者のレビュー待ちであることを示します。
承認済み: 要求が審査され、承認されたことを示します。
拒否: 要求が審査され、承認されなかったことを示します。
拒否された要求の詳細を表示する
[拒否] バッジにマウスを合わせると、拒否の理由が表示されます。
要求をクリックすると詳細ビューが開き、追加のコメントやフィードバックにアクセスできます。
変更をリアルタイムで監視する
要求のステータスの更新は、[レビューのため送信] タブに自動的に反映されます。
1.3 ライブラリ内の既存文書への変更を要求する
ステップごとの手順:
文書を開く
更新する文書を見つけます。
文書の詳細ビューを開きます。
編集パネルにアクセスする
右パネルを展開して、ステータス、所有者、マッピングなどの編集可能なフィールドを表示します。
必要な変更を加える
必要に応じて各フィールドを更新します。
ステータス: ワークフローのステータスを変更します (例: ｢Applicable, not implemented (該当、未整備)｣)。
所有者: 文書の担当者として割り当てられたユーザーまたはグループのリストを変更します。
マッピング: トピック マッピングを追加または更新します。
変更を確認する
変更内容の正確性と完全性を再確認します。
[レビューのため送信] をクリックする
[レビューのため送信] ボタンをクリックして、承認のために変更を送信します。
この操作により、変更がレビュー待ちであることが承認者に通知されます。
1.4 要求の取り消しまたは再送信
[レビューのため送信] タブまたは文書パネルから、[承認待ち] としてマークされた要求に移動し、[変更要求を取り消す] アイコンをクリックすることにより、送信を取り消すことができます。
必要な調整を行って要求を再送信してください。
2. 承認者ユーザーのユーザー フロー
2.1 文書を法律ライブラリに追加する
ステップごとの手順:
文書に移動する
追加する文書に移動し、詳細ビューを開きます。
右パネルを展開する
文書インターフェイスの右パネルを見つけます。
クリックして展開すると、さらに多くのオプションが表示されます。
[ライブラリに追加] をクリックする
展開されたパネルにある [ライブラリに追加] ボタンをクリックします。
これにより、文書を法律ライブラリに追加するためのワークフローが開始されます。
ステータスを割り当てる
[Applicable, not implemented (該当、未整備)] など、文書に適切なステータスを選択します。
ステータスが文書の現在のステージと一致していることを確認してください。
トピックをマッピングする
文書にマッピングされたトピックを確認します。
トピックの内容を更新または確認する必要がある場合、事前に定義されたカテゴリから選択するか、関連する用語で検索することで簡単に開くことができます。
所有者を割り当てる
文書に所有者を割り当てます。所有者は、文書を保守および必要に応じて更新する責任を負います。
確認して承認する
選択した内容 (ステータス、トピック、所有者) を確認します。
詳細を確認した後、[追加の完了] をクリックして、文書をレビューと承認のために送信します。
2.2 変更の承認または拒否
ステップごとの手順:
[要承認] タブを開く
ダッシュボードの [要承認] タブを開きます。
このタブには、レビュー待ちのすべての要求が含まれます。
要求を選択する
保留中の承認要求のリストを参照します。
要求をクリックすると、文書の詳細ビューが開きます。
変更要求を分析する
更新されたマッピング、所有者、ステータスの変更など、提案された変更内容を確認します。
要求を承認または拒否する
承認: 緑色のチェック アイコンをクリックします。これにより変更が実装され、編集者に通知されます。
拒否: 赤い十字アイコンをクリックします。送信する前に、ポップアップ テキスト ボックスに拒否の理由を入力します。
アクションの確定
決定した結果が記録され、編集者に結果が通知されます。
承認された変更は文書にすぐに適用されます。
2.3 文書を変更する
ステップごとの手順:
文書を開く
[自分の文書] タブまたは [要承認] タブ (文書が変更要求の一部である場合) を開きます。
変更する文書を見つけてクリックし、詳細ビューを開きます。
編集パネルにアクセスする
文書の詳細ページで、右パネルを展開します。
編集可能なフィールドを識別する
次の更新可能なフィールドを見つけます。
ステータス: ワークフローの段階を変更します。
所有者: 文書の担当役として割り当てられたユーザーまたはグループを更新します。
マッピング: トピックのマッピングを調整して、文書をより適切に分類します。
必要な変更を加える
ステータスを編集する:
[ステータス] フィールドをクリックすると、ドロップダウン オプションが表示されます。
文書に適切なステータスを選択します。
所有者を更新する:
検索バーを使用して、新しいユーザーまたはグループを検索して追加します。
必要な場合は、古い所有者を削除します。
マッピングを更新する:
関連するトピックを検索し、必要に応じて追加または削除します。
既存のマッピングを確認して、文書の内容と一致していることを確認します。
[変更の保存] をクリックする
すべての更新が完了したら、[変更の保存] ボタンをクリックします。
変更が正常に適用されたことを示す確認メッセージが表示されます。
変更を注釈する (任意)
変更が他のユーザー (編集者や他の承認者など) に影響する場合は、コメント セクションに更新内容を説明するメモを残すことをお勧めします。
これにより透明性が確保され、チームに情報が提供されます。
3. 一般ユーザーのワークフロー
3.1 法律ライブラリにない文書の閲覧
一般ユーザーが法律ライブラリにない文書にアクセスする場合、その操作をガイドするために設計された特定の制限や機能に遭遇する可能性があります。以下に、そのような文書の表示方法および操作方法を説明します。
文書に移動する
検索バーを使用するか、[自分の文書] タブで割り当てられた文書を参照します。
アクセスしようとしている文書を見つけます。
文書を開く
文書をクリックすると詳細が表示されます。
制限された機能を特定する
文書の詳細は表示できますが、法律ライブラリ文書専用の操作は実行できません。
ワークフロー ステータス、所有者、マッピング、リスクの割り当て、コントロールの割り当てなどの機能は、ライブラリ外の文書では使用できません。
文書のコンテキストを確認する (提供されている場合)
ライブラリ外の文書には、バージョンや技術的な詳細などのメタデータが制限される場合があります。
この情報は、関連性や次のステップを判断するのに役立ちます。
メモまたはコメントをレビューする
該当する場合は、文書がまだライブラリにない理由やレビュー中であるかどうかを示す、編集者または承認者によって追加されたコメントまたはメモがあるか確認します。
アクションの要求 (必要な場合)
文書をライブラリに追加する必要がある場合は、自社の編集者または承認者に連絡してください。
文書をレビューして追加する必要がある理由についての詳細を提供してください。
編集者または承認者は、その意見や要求に応じて、文書を評価し、承認された場合はそれをライブラリに追加します。
3.2 法律ライブラリの文書の閲覧
一般ユーザーとしてプラットフォームを操作する場合、法律ライブラリに含まれる文書は特定の特徴と機能によって判別できます。ここでは、そのような文書の表示方法と、それらを使用して実行できる操作について詳しく説明します。
プラットフォームにアクセスする
プラットフォーム上のアカウントにログインします。
[自分の文書] タブに移動するか、検索バーを使用して文書を見つけます。
法律ライブラリ文書を検索する
法律ライブラリに含まれる文書は、[法律ライブラリに既存] などの明確なラベルが付けられます。
文書を開く
リスト内の文書をクリックすると、詳細なインターフェイスが表示されます。
強化された機能を認識する
法律ライブラリの文書には通常、拡張オプションとメタデータ フィールドがあります。一般的に表示される要素は次のとおりです。
ワークフロー ステータス (｢Applicable, not implemented (該当、未整備)｣ など)
所有者 (文書の責任者として割り当てられたユーザーまたはグループ)
マッピング (文書に割り当てられたトピックまたはカテゴリ)
ステータスと所有権を確認する
文書の現在の段階を把握するため、ワークフロー ステータスなどのフィールドを確認します。
文書の保守の責任者を示す、所有者リストが表示されます。
コメントやレビューを使った共同作業
コメントまたはメモのセクション (利用可能な場合) を使用して、意見交換、インサイトの共有、文書に関する質問などのやり取りができます。
コメントが作成されると、担当の所有者または編集者に通知されます。
3.3 [自分の仕事] > [自分の文書] 内の一般ユーザー文書
一般ユーザーの場合、 [自分の仕事] > [自分の文書] タブに移動すると、自分または自分のチーム/グループに割り当てられたすべての文書が表示されます。
｢自分の文書｣ で利用可能な主な機能:
文書リスト: 自分またはチームが担当するすべての文書を表示します。
実用的なインサイト:
文書の詳細と概要を表示します。
特定の文書を開いて、レビューまたは編集する箇所に移動します。
フィールドへのアクセス: ロール権限 (ステータス、所有者、マッピング) によって制限されるフィールドを除き、ほとんどのフィールドを変更できます。
メモ: この機能は任意オプションであるため、管理者が有効にする必要があります。