法律ライブラリでの文書管理

法律ライブラリに文書を追加する

法律ライブラリに文書を追加するには、その文書ステータスを [Applicable (該当)] に設定する必要があります。デフォルトの構成では、次の選択肢が利用可能です。

Applicable, not implemented (該当、未整備)
Applicable, implemented (該当、整備済み)

ステータスを選択した後、[該当性] フィールドを更新することでトピックを割り当てます。この操作により、公式文書が法律ライブラリの適切な該当性に整理されます。

複数の公式文書を追加する

複数の項目を同時にマッピングしたり、ライブラリ全体をインポートしたりするには、[アドミニストレーション] の [一括インポート] 機能を使用します。正確性と効率性を保つため、このプロセスは Regology サポートと連携して行うことをお勧めします。

単一の公式文書を追加する

特定の公式文書を 1 部だけ法律ライブラリに追加するには、次の手順に従います。

検索機能を使用して文書を見つけます。
検索結果の中から該当する文書を選択します。
文書に有効なステータスを割り当ることで、文書が法律ライブラリに直接追加されます。

法律ライブラリに新規文書を追加する

法律ライブラリに移動します。
新規文書を作成するには、[追加 (+)] アイコンをクリックします。
[新規文書の追加] フォームで、次の必須情報を入力します。
- 文書のタイトル
- ステータス
- 文書が属する管轄区域

公式文書の検索と追加

公式文書の検索には、ユニバーサル検索と高度な検索が使用できます。

高度な検索

画面左側のナビゲーションバーにある [高度な検索] を選択します。
キーワード、文書タイプ、日付などの検索条件を入力します。
[検索] をクリックすると検索結果が表示されます。

ユニバーサル検索

ユニバーサル検索バーに検索クエリを入力します。
検索結果の中で、該当する文書の上にマウスを置きます。
表示される [ライブラリに追加] ボタンをクリックします。

これらの手順に従うことで、公式文書を法律ライブラリに効率的に追加し、適切な整理とアクセスを確保できます。

フィルターの適用

法律ライブラリの [フィルター] パネルを使用すると、特定の基準によって公式文書を絞り込むことができます。次のフィルターが使用可能です。

所有者: 担当の所有者によって文書をフィルタリングすることで、特定のユーザー/グループによって管理されている文書を表示できます。
ステータス: 現在のステータス (例: ｢Applicable, implemented (該当、整備済み)｣、｢Applicable, not implemented (該当、未整備)｣) よって文書をフィルタリングします。
該当性: 特定のトピックまたはエンティティへの文書の該当性によって結果を絞り込みます。
管轄区域: 選択した管轄区域に関連付けられた公式文書を表示できます。
空のノードを表示: このオプションを有効にすると、権限文書がマップされていないマスターデータ (MD) 要素が表示されます。このフィルタは、権限文書にリンクされていないマスターデータ項目を識別するのに役立ちます。
マッピングなしの項目を表示: このオプションを有効にすると、現在選択されているマスターデータ以外のマスターデータタイプにマッピングされている公式文書が表示されます。
たとえば、マスターデータタイプ｢A｣と｢B｣の 2 つのマスターデータタイプがあり、ユーザーが現在｢A｣を表示している場合、[マッピングなしの項目を表示] を選択すると、｢B｣のマスターデータにマッピングされた公式文書が表示されます。

保存済みビューの作成手順

[法律ライブラリ] ページで必要なフィルターを適用します。
[ビューに保存] をクリックします。
保存するビューに名前を付けます。
[保存] をクリックして確定します。
保存されていない変更は、いつでも [キャンセル] をクリックすることで破棄できます。